Als je je bij Hestar aanmeldt, dan verwerken wij gegevens van je. Wij hebben die gegevens nodig, bijvoorbeeld om je plek op de wachtlijst te bepalen, om je in te delen in een les en om je een factuur te sturen of het lesgeld te incasseren. Wij gaan zorgvuldig met je gegevens om en houden ons daarbij aan de wet. Dat betekent onder meer dat we alleen de gegevens van je verwerken die nodig zijn en dat we je gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Ook zorgen we ervoor dat je gegevens goed beveiligd zijn en dat de toegang tot je gegevens is beperkt tot alleen die personen die de gegevens voor hun taak echt nodig hebben. Soms is het niet echt nodig om je gegevens te verwerken, maar zijn er andere redenen waarom we dat toch willen doen. In die gevallen zullen we je altijd de mogelijkheid bieden om zelf aan te geven of we je gegevens mogen verwerken. Dat doen we door je toestemming te vragen of door je de mogelijkheid te bieden om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens In deze privacyverklaring hebben wij voor je op een rij gezet hoe wij omgaan met je gegevens. Je kunt hierin lezen welke gegevens wij van je verwerken en welke invloed je daar zelf op kunt uitoefenen.

Aanmelden op de wachtlijst

Als je je bij ons inschrijft dan vragen we je een mail te sturen met je naam, geboortedatum, je rij-ervaring en contactgegevens. Deze mail wordt bewaard op onze server en uitsluitend gebruikt om contact met jou op te nemen over de wachtlijst en de plaatsing. Soms sturen we je een informatieve mail over onze manege waarvan wij denken dat de inhoud voor jou van belang is.

Deelname aan de paardrijlessen

Op het inschrijfformulier vragen we je om een aantal verplichte gegevens als naam, adres, woonplaats, geboortedatum, geslacht en e-mailadres. Ook vragen we je om een aantal financiële gegevens in te vullen, zoals je bankrekeningnummer. Deze gegevens hebben we nodig om jou, of je minderjarige kind, in de juiste les te kunnen plaatsen, voor de indeling van de teams, om je een factuur te kunnen sturen, om het inschrijfgeld en de contributie te incasseren. Naam, adres, leeftijd en geslacht van het nieuwe lid en het door jou als contactgegeven ingevulde e-mailadres geven wij door aan de FNRS. De FNRS koppelt je gegevens dan aan een bondsnummer. De FNRS gebruikt je gegevens alleen voor haar eigen administratieve en organisatorische doeleinden. Wij leggen je gegevens vast in onze software Manegeplan. Je gegevens worden niet aan derden, zoals bijvoorbeeld sponsors, verkocht.

Naast de hiervoor genoemde verplichte gegevens vragen we je nog om een aantal aanvullende gegevens, zoals rij-ervaring maar ook je lengte en gewicht zodat we je kunnen indelen op een geschikte pony of paard. Zeg je je lidmaatschap op, dan blijven de gegevens nog een jaar in onze ledenadministratie staan. Daarna worden ze verwijderd. Financiële gegevens zoals facturen worden om fiscale redenen 7 jaar bewaard.

Deelname aan wedstrijden en activiteiten

Als je deelneemt aan activiteiten of wedstrijden op onze manege maken we de startlijst en soms ook de uitslagen bekend via de email, onze website of social media. Hierop staat je naam en evt de klasse waarin je meedoet.

Nieuwsbrief en andere mailings

Al onze leden ontvangen onze Nieuwsbrief per e-mail. Hierin informeren wij onze leden over alle belangrijke zaken binnen onze stichting. Daarnaast sturen wij onze leden geregeld mails gericht aan bepaalde lessen of groepen bijvoorbeeld over de lesindeling. Wij mailen je niet met commerciële aanbiedingen en verkopen je gegevens niet aan derden. Voor het versturen van grote mailings maken wij soms gebruik van Mailchimp.

Als je vrijwilligerswerk of betaald werk voor ons doet

Wij werken zowel met vrijwilligers als met betaalde krachten. Niet iedereen die voor ons werkt is lid van onze stichting. Ben je vrijwilliger dan hebben we gegevens van je nodig, zoals naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en wat je voor ons doet. Doe je betaald werk dan hebben wij daarnaast een aantal financiële gegevens van je nodig zoals je bankrekeningnummer, een kopie ID bewijs en je BSN-nummer. Je BSN-nummer wordt uitsluitend gebruikt om je arbeidsovereenkomst uit te kunnen voeren. Voor het uitkeren van je salaris en het bijhouden van onze personeels- en salarisadministratie maken wij gebruik van UAdviseurs. Wij hebben afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat zij je gegevens alleen voor dit doel gebruiken en om ervoor te zorgen dat je gegevens altijd goed beveiligd zijn. Je gegevens worden door ons bewaard zolang je werk voor ons doet. Financiële gegevens worden om fiscale redenen zeven jaar bewaard.

VOG

Wij vinden het belangrijk dat al onze leden zich veilig voelen op onze stichting. Ben je 18 jaar of ouder en werk je direct met minderjarige leden? Dan vragen wij je daarom om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). De VOG is 3 jaar geldig en wordt door ons bijgehouden in onze administratie.

Langs de bak of als je een feestje of evenement van ons bezoekt

Tijdens wedstrijden, trainingen, evenementen en feestjes worden regelmatig foto’s genomen of filmpjes gemaakt waarop onze leden en bezoekers van onze stichting staan. Deze beelden plaatsen wij op onze website en op onze social media. Uiteraard nemen wij hierbij onze eigen verantwoordelijkheid en proberen er zoveel mogelijk voor te zorgen dat alleen beelden worden geplaatst waarvan wij denken dat die voor iedereen leuk zijn. Is er toch een foto of een filmpje op onze website of social media kanalen terecht gekomen waarvan jij liever niet had dat het was geplaatst? Laat het ons dan weten via info@hestar.nl.
Wij kunnen dan maatregelen treffen om de beelden te verwijderen.

Op het terrein van Hestar hangen camera’s, die uitkijken over het terrein en 2 rijbanen. De beelden zijn live te zien in onze kantine. De beelden worden uitsluitend voor beveiligings-doeleinden opgenomen en tijdelijk bewaard. Deze beelden zijn alleen voor het bestuur inzichtelijk en worden regelmatig verwijderd.

Als je onze website bezoekt of onze nieuwsbrief bekijkt

Als je onze website www.hestar.nl bezoekt of onze Nieuwsbrief bekijkt dan worden functionele en statistische cookies geplaatst. Technische cookies zorgen ervoor dat onze website goed werkt.

Als je je rekening niet betaalt

Wij innen onze facturen door automatische incasso op het door jou aangegeven bankrekeningnummer. Lukt het niet om de factuur te incasseren, dan kunnen wij onze vordering overdragen aan een derde, zoals een incassobureau. In dat geval worden ook je gegevens, voor zover die nodig zijn om de vordering te kunnen innen, aan deze derden verstrekt.

Hoe we je gegevens beveiligen

Wij hebben maatregelen genomen om je gegevens te beveiligen. De systemen waar je gegevens zijn opgeslagen zijn beveiligd met encryptie, gebruikersnaam en wachtwoord.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage in de gegevens die we van je verwerken. Je kunt bij ons opvragen welke gegevens we van je hebben en waarvoor we je gegevens gebruiken. Ook heb je het recht om je gegevens te laten corrigeren. Dat kan alleen als je gegevens niet juist zijn. Verwerken we je gegevens op een manier die jij niet wilt dan kun je daartegen bezwaar maken en ons vragen de gegevens aan te passen of te verwijderen. Wil je van deze mogelijkheid gebruik maken stuur dan een mail naar bestuur@hestar.nl. Geef daarbij duidelijk aan waar het je om gaat en wat je van ons vraagt. Komen we er samen niet uit? Dan heb je ook altijd de mogelijkheid om een vraag te stellen of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vastgesteld door het bestuur van Stichting Hestar op 3 juli 2023